Czy monitoring z dźwiękiem jest legalny? Monitoring audio – kiedy jest dozwolony

Choć nagrywanie obrazu za pomocą kamer monitoringu wizyjnego stało się normą w przestrzeniach publicznych, zakładach pracy czy budynkach prywatnych, to inaczej wygląda kwestia rejestrowania dźwięku. Wciąż budzi ona bowiem wiele wątpliwości – zarówno wśród obywateli, jak i przedsiębiorców. Monitoring, który oprócz obrazu rejestruje także dźwięk, wymaga spełnienia szeregu dodatkowych warunków, by nie narazić administratora danych na odpowiedzialność prawną. Niewłaściwe stosowanie takich systemów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Monitoring a przepisy

Z punktu widzenia przepisów prawa monitoring wizyjny – czyli rejestrowanie obrazu – jest dozwolony, jeżeli odbywa się na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu administratora. Co to oznacza? Takim interesem może być np. potrzeba kontroli dostępu, ochrony mienia, zapobiegania aktom wandalizmu, a także zwiększenia bezpieczeństwa osób przebywających w danym obiekcie. Prawo nie nakazuje uzyskania zgody osób nagrywanych w przypadku nagrywania obrazu, jednak wymaga odpowiedniego oznaczenia miejsc objętych monitoringiem.

Trzeba jednak wiedzieć, że monitoring z dźwiękiem to znacznie poważniejsza ingerencja w sferę prywatności. W Polsce za zgodność takich działań z prawem odpowiada przede wszystkim rozporządzenie o ochronie danych osobowych (monitoring a RODO). Nad przestrzeganiem tych przepisów czuwa prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), który ma prawo prowadzić kontrole i nakładać kary administracyjne za naruszenia przepisów.

Rejestracja dźwięku. Czy monitoring z dźwiękiem jest legalny?

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO przetwarzanie danych osobowych – do czego zalicza się również nagrywanie dźwięku – może być uznane za legalne wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora danych i nie narusza praw oraz wolności osób nagrywanych. Jest to tzw. test równowagi interesów, który wymaga indywidualnej analizy każdej sytuacji.

W praktyce sama potrzeba bezpieczeństwa czy chęć zwiększenia kontroli nie wystarczy. Rejestracja dźwięku może być konieczna np. w przypadku ciągłych gróźb, aktów agresji lub zagrożeń wobec personelu, a także w sytuacjach konfliktowych, gdzie istnieje uzasadnione ryzyko eskalacji. System audio-monitoringu powinien być uruchamiany tylko wtedy, gdy inne środki ochrony okazują się niewystarczające.

To jeszcze nie wszystko, ponieważ administrator musi również zadbać o to, by stosowane rozwiązania były proporcjonalne do celu i nie stanowiły nadmiarowej formy przetwarzania danych. Innymi słowy – nie wolno nagrywać dźwięku tylko po to, żeby „mieć lepszy ogląd sytuacji”. Jeśli można osiągnąć zamierzony efekt poprzez sam obraz, to wprowadzanie nagrania audio jest zbędne i może naruszyć przepisy RODO. Wymagana jest też regularna weryfikacja zasadności stosowania monitoringu audio.

Transparentność to podstawa

Kamery monitoringu mogą rejestrować obraz i dźwięk tylko wtedy, gdy osoby, które znajdują się w ich zasięgu, zostały o tym wyraźnie poinformowane. Oznaczenia o obecności monitoringu audio muszą być dobrze widoczne, czytelne i umieszczone w sposób niedający się przeoczyć. Transparentność to fundament zgodnego z prawem działania – bez niej cała instalacja może zostać uznana za nielegalną.

Pracodawca lub inny administrator danych ma obowiązek poinformować o zakresie i celu monitoringu, czasie przechowywania nagrań oraz ewentualnych podmiotach, którym dane są przekazywane. Informacje te powinny być zawarte w regulaminach, politykach prywatności lub w oddzielnych komunikatach skierowanych do osób objętych monitoringiem.

Co więcej – jeżeli monitoring obejmuje nagrywanie głosu, nie wystarczy ogólnikowa informacja o kamerach. Musi być wprost wskazane, że kamery nagrywają również dźwięk. Bez tej informacji monitoring z dźwiękiem jest nielegalny, a osoba nagrywana może dochodzić swoich praw, zgłaszać skargi do UODO, a także żądać odszkodowania za naruszenie prawa do prywatności.

Monitoring w miejscu pracy – ryzyko oraz obowiązki po stronie pracodawcy

Monitoring z dźwiękiem w zakładzie pracy to szczególnie drażliwa kwestia. Z jednej strony pracodawca ma bowiem prawo monitorować teren zakładu pracy w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia czy kontroli produkcji. Z drugiej strony musi on przestrzegać zasady proporcjonalności i minimalizacji danych, a także chronić prawa swoich pracowników.

Nie oznacza to, że pracodawca może prowadzić nieograniczone śledzenie ruchów kamery i nagrywania rozmów bez podstawy prawnej. Monitoring audio w miejscu pracy może być stosowany jedynie w ściśle określonych przypadkach i wymaga spełnienia wymogów kodeksu pracy oraz RODO. Szczególna ostrożność powinna być zachowana w pomieszczeniach socjalnych, toaletach, strefach relaksu i miejscach, gdzie pracownicy mogą oczekiwać prywatności.

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, a wszelkie zapisy dotyczące nagrywania dźwięku powinny być zapisane w dokumentach regulujących pracę w firmie. Wskazane jest przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi. Pracownicy mają również prawo do wglądu w zapisy, żądania ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jeżeli uznają, że monitoring jest nielegalny lub wykracza poza dopuszczalne granice.

Podsumowanie

W miejscach publicznych (centra handlowe, przystanki, urzędy czy obiekty sportowe) stosowanie monitoringu audio musi być wyjątkowo ostrożne. Pomimo że ochrona mienia i zapewnienie bezpieczeństwa są kluczowe, nie oznacza to automatycznie, że wolno rejestrować głosy wszystkich przechodniów. Każda sytuacja wymaga odrębnej oceny zgodności z przepisami prawa i zasadami etyki.

Warto dodać, że zarówno osiedlowy monitoring, jak i monitoring miejski również muszą spełniać wymogi prawne – szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych i poszanowania prywatności mieszkańców oraz przechodniów. Władze lokalne i wspólnoty mieszkaniowe powinny zadbać nie tylko o bezpieczeństwo, ale również o zgodność stosowanych rozwiązań technicznych z obowiązującym prawem. Dokumentacja wdrożeniowa, polityki prywatności i procedury zgłaszania incydentów to niezbędne elementy odpowiedzialnego zarządzania monitoringiem.